Se alista para una nueva actualización, ahora orientada a los que entrarán en el famoso régimen simple creado a partir de la ley de financiamiento.

Esto permitirá la captura de información de la actividad económica de muchos que aún permanecen por fuera del radar de la Dirección de Impuestos (Dian).

Entre los cambios que trae la norma está la obligación de actualizar la información electrónica de la persona, de manera permanente, así como estar pendiente de los requerimientos de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP), que, desde julio, los hará la entidad solo a través del correo electrónico.

El RUT es un sencillo formulario que terminó siendo una de las más poderosas bases de datos que tiene el Estado para cruzar fuentes de información y detectar el manejo de las rentas de los colombianos, a fin de controlar la evasión tributaria.

El formulario, con tan solo pocas casillas, hace que las personas, naturales o jurídicas, suministren lo suficiente para que tanto la Dian como otras entidades públicas que tienen que ver con el control de los pagos a la seguridad social identifiquen, ubiquen y clasifiquen a los colombianos, según su actividad económica, a partir de su condición de declarantes del impuesto de renta o de su labor importadora o comercial, entre otros.

Hace 15 años, cuando había menos de 2 millones de personas inscritas en este listado –la mayoría inactivas– se estableció el RUT al punto de que casi no se podía hacer ningún trámite económico en el país sin ese requisito. La lista de inscritos hoy sobrepasa los 16 millones, 91 por ciento son personas naturales y 9 por ciento, jurídicas, según la Dian.

El reclutamiento

Lo que viene, luego de que sea expedido el decreto que ya está ‘cocinado’ en el Ministerio de Hacienda, es una especie de nuevo reclutamiento, toda vez que la modernización del RUT, además de implicar el borrón de todo lo relacionado con el ya marchito monotributo, para dar paso a los contribuyentes que decidan acogerse voluntariamente al impuesto unificado simple, también agrega otros ajustes.

En la práctica, aprovechar muchos beneficios tributarios en dicho régimen dependerá de la entrega de información a través del RUT. De igual manera, se introducen cambios para ordenar la suspensión del RUT sin que esto implique expedición de un documento físico, como se hace hoy.

Para que la tarea sea más fácil, no solo para los que necesitan inscribirse por primera vez, sino para los que deben actualizar su registro, habrá más herramientas tecnológicas.

“Con el proyecto se tiene como objetivo fortalecer la interoperabilidad y georreferenciación entre las fuentes de información para que la actualización del RUT sea en línea”, indicaron fuentes de la Dian.

De igual manera, en el caso puntual de las empresas, está disponible una alianza con algunas cámaras de comercio del país para que a la hora de hacer la inscripción del registro mercantil se pueda tramitar el RUT.

“Hacer las dos cosas de forma inmediata permitirá que los contribuyentes no tengan que acercarse a los puntos de atención de la Dian, evitando así trámites innecesarios”, sostuvo la directora de la Cámara de Comercio de Bogotá, Mónica de Greiff.

Desde julio, con UGPP

Pese a que el RUT es una herramienta clave para las entidades fiscalizadoras del país, el punto débil es la desactualización, principalmente de la dirección de los inscritos.
Uno de los ajustes que trae el decreto, que por demás es otro de los desarrollos de la ley de financiamiento, es el hecho de incluir la obligatoriedad de actualizar permanentemente la dirección electrónica.

En el caso de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP), que monitorea el pago oportuno y todos los ingresos recibidos, de la seguridad social del ciudadano, desde el 1.° de julio toda comunicación oficial se hará a través del correo electrónico reportado en el RUT.

Esto implica que si un ciudadano no tiene este dato al día y la UGPP le envía una comunicación persuasiva para alertarlo sobre alguna posible omisión, mora o inexactitud en los aportes al sistema de protección social, se dará por hecho que el ciudadano quedó informado.

En consecuencia, aunque por la desactualización de su dirección electrónica no esté enterado, correrán los días y llegará la sanción, luego los intereses por mora, lo que podría resultar muy oneroso.

Muestra de ello es que las sanciones establecidas por la UGPP podrían llegar hasta el 200 por ciento del valor del aporte que omitieron pagar, o hasta el 60 por ciento si es una inexactitud. La mora o la omisión genera un sanción de hasta el 200 por ciento del valor del aporte adeudado más el aporte sin hacer. Así que vale la pena actualizar el RUT.

¿En qué momento actualizar?

Hay que recordar que la inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida, pero, de acuerdo con las reglas vigentes, los colombianos deben estar alerta para actualizarlo cuando hayan cambiado de ubicación, por retiro de responsabilidad del IVA o de otras obligaciones tributarias; o por algún cambio en sus datos de identificación.

También es clave que lo hagan por el cese de alguna de las actividades económicas que se realizaban (registradas) o cuando van a empezar nuevas labores económicas. Además, si tiene un cambio de representación legal o apoderado es necesario notificarlo.

Multas por incumplir

¿La Dian cuenta con algún mecanismo para establecer si las personas tienen el RUT al día?

Se tienen mecanismos de intercambio de información con otras entidades como insumo para hacer cruces que permitan identificar necesidades de actualizaciones del RUT de manera oficiosa por la Dian.

¿Qué efectos puede tener la desactualización del RUT?

De acuerdo con el estatuto tributario (Art. 658-3), se podría aplicar una multa de entre 1 y 2 UVT ($ 34.270 para 2019) por cada día de retraso en la actualización de la información.

¿Cómo se actualiza o se obtiene por primera vez?

Las actualizaciones se pueden realizar de forma presencial o virtual, salvo la actualización de la información relativa a los datos de identificación y de las calidades de usuario aduanero, que se hará en forma presencial. No obstante, la Dian podrá considerar en su momento otra información para actualizar de manera presencial para efectos de control.

En la actualidad se pueden hacer inscripciones en el RUT de manera virtual para aquellos clientes no responsables de IVA, y de manera presencial en los puntos de contacto Dian, y según sea el caso en las cámaras de comercio.

Próximamente la inscripción virtual en el RUT cobijará personas naturales pertenecientes al régimen simple de tributación que no se encuentren obligados al registro mercantil de cámara de comercio.